•  Inleiding
•  FileMaker Pro
•  Functies
•  Zoeken
•  Navigeren












klik hier voor:

de leukste
Apple
moppen...!




ROZEMARIJNONLINE

De Apple pagina







Werken met FileMaker Pro

De Apple Macintosh site van RozemarijnOnline





1: Het databaseprogramma FileMaker




Onderwerpen van deel 1:

•   Het programma
•   Programma openen
•   Bestanden openen
•   Een bestand
•   Verschillende modussen
•   Bladeren door de records
•   Menubalk en combinatietoetsen
•   Printen




Het programma


FileMaker Pro is een databaseprogramma: een digitale kaartenbak waarin je gegevens over objecten, teksten, adressen, enz., op een gestandaardiseerde wijze kunt vastleggen. In deze handleiding zal er steeds worden gesproken over objecten.



Programma openen


Je kunt het programma op verschillende manieren openen, afhankelijk van je instellingen. Bijvoorbeeld door in Finder in de map Applications (Programma’s) te kiezen voor Filemaker; of door op het symbool van FileMaker te klikken op je bureaublad.

De twee handigste manieren zijn: door onder het appeltje in de menubalk voor FileMaker te kiezen (OS 9); of door het symbool van FileMaker te kiezen in je dock (OS X).

Je krijgt dan het beginscherm van FileMaker te zien.



Bestanden openen


Afhankelijk van de instelling waarvoor je werkt, krijg je nu waarschijnlijk een keuzemenu te zien met alle verschillende bestanden die zijn aangemaakt. Door erop te klikken kom je in het bestand: je ziet dan de gehele verzameling records die tot nu toe is aangemaakt (ongesorteerd, dus gewoon in de volgorde waarin de records zijn aangemaakt).



Een bestand


Een aantal records samen noemen we een bestand. Elk object wordt op een eigen record beschreven. Elk record bestaat uit een aantal velden waarin je gegevens kwijt kunt. Je kunt in een veld typen door er met je muisaanwijzer op te klikken. Er verschijnt dan een knipperende cursor. De gegevens moeten zoveel mogelijk op een gestandaardiseerde manier worden ingevoerd, voor de vindbaarheid bij het zoeken naar objecten (denk aan spelling, vaste trefwoorden, enz.).



Verschillende modussen


In een bestand kun je kiezen voor verschillende modussen (in het balkje onder het record, geheel links; als je hierop klikt verschijnt er een uitklaplijstje).

De browse-modus. Dit is de standaard modus. Als je in ‘browse’ staat, kun je bladeren en gegevens invoeren of wijzigen.

De find-modus. Dit is het zoekscherm. Als je in de find-modus staat, zie je een leeg zoekscherm voor je. Je kunt nu zoekopdrachten geven (zie de paragraaf: ‘Overzicht van de zoekfuncties’).

De preview-modus. Klik je op deze optie in het uitklaplijstje, dan zie je een print-preview.

De lay-out-modus. Hierin kun je een nieuwe lay-out aanmaken, of een bestaande lay-out wijzigen. Aan de inhoud van de records verandert niets. Deze functie is gewoonlijk alleen toegankelijk voor de systeembeheerder.

Een overzicht van de verschillende lay-outs voor het bestand vind je in het uitklapveldje links bovenaan (boven het symbool van het kladblokje).

Als je FileMaker opent sta je standaard in de browse-modus. Je kunt nu bladeren, nieuwe records aanmaken en gegevens invoeren.



Bladeren door de records


In het veld links van het record zie je het symbool van een kladblokje. Door hierop te klikken kun je door de records bladeren. Klik je op het onderste blad, ga je 1 record naar beneden; klik je op het bovenste blad, ga je 1 record omhoog.

Door het ‘hendeltje’ naast het kladblokje naar beneden of naar boven te slepen, kun je sneller door de records gaan. Je kunt ook klikken op de plaats waar je wilt dat het hendeltje moet komen staan.

Je kunt ook bladeren d.m.v. combinatietoetsen ctrl-pijltje, zie hieronder bij ‘Functies in FileMaker Pro’.

Onder het kladblokje zie je de aantallen records.

•  Achter ‘records’ staat het totaal aantal records in het betreffende bestand.

•  Achter ‘found’ staat de selectie die je laatste zoekopdracht heeft opgeleverd.

•  Direct onder het kladblokje staat in het hoeveelste record van jouw selectie je staat.



Menubalk en combinatietoetsen


Bij het invoeren van gegevens of zoeken in een bestand, kun je gebruik maken van allerlei functies die het programma biedt. Deze zijn voor een groot deel te vinden in de menubalk (de balk bovenaan je scherm). Klik je op de trefwoorden die hierin staan, verschijnen er uitklaplijstjes. Onder de uitklaplijstjes kun je kiezen voor allerlei functies. Ook kun je van deze balk gebruik maken om van scherm te wisselen, van programma te wisselen, of terug te keren naar je bureaublad (zie de paragraaf: ‘Navigeren in FileMaker Pro’).

Voor de meeste functies kun je ook gebruik maken van combinatietoetsen (meestal het ‘appeltje’ (de toets met het appeltje-symbool: ) gecombineerd met een letter). Druk de -toets in, en druk, terwijl je de -toets ingedrukt houdt, op de betreffende letter.

Dit werkt vele malen sneller dan met de muis op de menubalk te klikken en is ook ergonomisch beter (toetsencombinaties worden meestal aangegeven door bijv.: ‘appeltje-x’ of door ‘-x’).

In de volgende paragraaf zullen alle mogelijke functies in FileMaker Pro aan de orde komen.



Printen


Let bij het printen op twee dingen.

Ten eerste de lay-out: het formaat van een record komt niet precies overeen met een A4, dit levert vaak een onvolledige print op. Bovendien staat er soms meer tekst in een veldje dan het veldje groot is: dit wordt niet geprint. Zo komen niet al je gegevens op de print. De beste oplossing is om te kiezen voor een print-lay-out. Je vindt verschillende lay-outs in het uitklapveldje links bovenaan (boven het symbool van het kladblokje). Staat er geen geschikte lay-out bij, kun je aan de systeembeheerder vragen er één aan te maken.

Ten tweede de selectie: geef voor het printen precies aan welke records je wilt uitprinten. Dit doe je in twee stappen. Bepaal d.m.v. een zoekactie een beperkte selectie van records die je wilt printen (let erop dat je niet per ongeluk een heel bestand van honderden records print!).

Heb je je selectie bepaald, druk dan op -p. Geef vervolgens in het print-pop-up-venstertje aan of je 1 record wil printen, of alle records van jouw specifieke selectie. Dit doe je als volgt. Kies in het print-pop-up-venstertje in het uitklap-veldje ‘Algemeen’ voor ‘FileMaker Pro’. Kies ofwel voor ‘current record’ (print alleen dat ene record waar je in staat), of voor ‘records being browsed’ (print jouw specifieke selectie). Klik op ‘print’.






<<   Inleiding handleiding                                  Functies   >>






Naar boven                       Home