•  Inleiding
•  FileMaker Pro
•  Functies
•  Zoeken
•  Navigeren












klik hier voor:

de leukste
Apple
moppen...!




ROZEMARIJNONLINE

De Apple pagina







Werken met FileMaker Pro

De Apple Macintosh site van RozemarijnOnline





2: Functies in FileMaker




Onderwerpen van deel 2:

Overzicht van de functies

nieuw record
kopieer uit vorig record
wijzigen
dupliceer record
index
undo
delete record
actie annuleren
bladeren
naar ander veld springen

Instellingen door systeembeheerder

nieuw record gedeeltelijk ingevuld
privileges password
scripts
back-up




Overzicht van de functies



- n        nieuw record

Ieder nieuw record dat je aanmaakt, krijgt in principe altijd een uniek recordnummer.




- ’        kopieer uit vorig record

Hiermee kopieer je de gegevens uit je voorlaatste record. Dit kun je in zoveel velden herhalen als je wilt.

N.B. het gaat om het laatste record waar je daadwerkelijk in hebt geklikt! De records waar je alleen doorheen hebt gebladerd, worden genegeerd.




- =        wijzigen van de gegevens in ALLE records van je selectie

Zet in het veld waarin je de wijziging wilt doorvoeren de JUISTE tekst.
Als je op -= drukt, verschijnt er een pop-up schermpje. Controleer de gegevens en druk op ‘Replace’.

Let op: voer eerst een specifieke zoekactie uit om precies de juiste selectie records te verkrijgen. Controleer vooraf of de wijziging voor ALLE records geldt die je zoekactie heeft opgeleverd. Deze wijziging is namelijk NIET meer ongedaan te maken! Zie de volgende paragraaf over het uitvoeren van zoekacties. Je kunt deze actie ook door de systeembeheerder laten uitvoeren.

N.B.: Om gegevens te vervangen kun je ook gebruik maken van -’ of van Find + Replace (zie aldaar).




F en R        Find en Replace

Definitie volgt.




- d        dupliceer record

Het record waarin je staat wordt in zijn geheel gedupliceerd.

Tip: let heel erg op als je bv. op -f wilt drukken, dat je niet per ongeluk -d (de toest pal ernaast) kiest. Dit is een veelgemaakte fout, en levert dubbele ‘spookrecords’ op.




- i        index

Index van alle in dat veld gebruikte termen. Zoek je naar een specifiek woord, ga dan in het betreffende veld staan, druk op -i en typ de beginletters van dat woord in. Het programma springt dan naar de juiste plek in de lijst. Hiermee kun je controleren of het trefwoord dat jij wilt gebruiken meer wordt gebruikt in dat veld; of op ideeën komen voor zoektermen.




- z        je laatste handeling ongedaan maken (Edit: undo)

Heb je getypt, gekopieerd (-c) en geplakt (-v), geknipt (-x) of gedelete en wil je dat ongedaan maken? Kies onder ‘edit’ in de menubalk ‘undo’ (-z). De allerlaatste handeling die je hebt gedaan, wordt ongedaan gemaakt. Onder ‘edit: undo’ zíe je wat de computer gaat doen; in dit geval is dus de menubalk te prefereren boven de sneltoets.




- e        delete record

Heb je onterecht een nieuw record aangemaakt dat je niet kunt gebruiken (bijvoorbeeld doordat je per ongeluk op -d hebt gedrukt), dan kun je twee dingen doen.

Ofwel: je zet je naam erin en gebruikt het de eerstvolgende keer dat je weer gaat invoeren alsnog. Vergeet dit niet, anders ontstaan er lege ‘spookrecords’.

Ofwel: het record kan worden weggegooid met -e. Het recordnummer dat was aangemaakt, zal nu nooit meer worden gebruikt. Het definitief verwijderen van een record kan meestal alleen worden uitgevoerd door de systeembeheerder.




- .        actie annuleren

Je kunt een actie die je in gang hebt gezet weer cancelen met -. (punt).

Houd beide toetsen enige tijd ingedrukt. (Een printopdracht kun je overigens ook onderbreken door op het printersymbooltje op je bureaublad / in je dock te klikken. In het pop-up venstertje dat dan verschijnt kun je de printopdracht annuleren).




ctrl-pijltje        bladeren

Dit is dezelfde functie als het klikken op de icoon van het kladblokje links boven in het scherm.

Ctrl-pijltje naar beneden: om naar beneden te bladeren.
Ctrl- pijltje naar boven: om naar boven te bladeren.
Je kunt ze ingedrukt houden om snel verder te bladeren.



tab                naar volgend veld springen



shift-tab        naar vorig veld springen




N.B.: de meeste functies (en nog meer: bijv. sneltoetsen om de huidige datum in te vullen enz.) zijn ook te vinden onder de uitklapvensters in de menubalk. Het werkt echter vele malen sneller om de combinatie-toetsen te gebruiken.




Instellingen door systeembeheerder



-n     gedeeltelijk ingevuld

Het is mogelijk om de inhoud van bepaalde velden vast te zetten. Als je op -n drukt, wordt er geen leeg record aangemaakt, maar zijn bepaalde velden standaard ingevuld. Handig als je bijv. 500 prenten uit de 19e eeuw moet invoeren, waarbij de gegevens voor de veldjes categorie, materiaal en periode steeds gelijk zijn. Ook je naam kan automatisch als invoerder worden ingevuld, mocht dat veldje er zijn.
Je kunt deze instellingen ook weer uit laten zetten.




privileges password

Het password waarmee je inlogt als je de computer aanzet of inlogt in FileMaker, bepaalt wat je wel en niet kunt doen in bepaalde bestanden. Hierdoor is heel nauwkeurig per bestand te bepalen of iemand er alleen in kan zoeken, of er ook in mag werken; wel of niet records kan weggooien; wel of niet nieuwe lay-outs kan aanmaken, enz.

De systeembeheerder kan de privileges in overleg aanpassen. Het weggooien van records, aanmaken van nieuwe lay-outs en veranderen van uitklaplijstjes kan meestal alleen worden gedaan door de systeembeheerder.




scripts

In FileMaker vind je onder de menubalk onder ‘Scripts’ een lijstje met combinatietoetsen (het appeltje in combinatie met een cijfer). Deze kunnen door de systeembeheerder gedefinieerd worden.

Handig om bijvoorbeeld combinatie-toetsen te maken voor handelingen die je veel moet uitvoeren. Bijvoorbeeld: -1 vult je naam in in een veldje; -2 de huidige datum; met -3 spring je naar een ander bestand; enz. De instellingen voor deze combinatie-toetsen kunnen ook weer worden gewijzigd.




back-up

De systeembeheerder zal regelmatig een back-up maken van de gehele databank. Mocht je onverhoopt gegevens in een record hebben gewist, zijn die terug te vinden in de back-up.

Heb je àlle velden per ongeluk gewist, blijf dan in het record staan, druk op -j en kijk welk record ervoor en erna staat. Noteer de invoernummers (of andere onderscheidende gegevens) ervan. Zo is jouw specifieke record terug te vinden in de back-up.






<<   Het databaseprogramma                                  Zoeken in FileMaker   >>






Naar boven                       Home